Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO

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Bitte führen Sie als Schulleitung oder zeichnungsberechtigte Person die folgenden Schritte aus, um den Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihre Schule/Institution zu bestätigen.

Tragen Sie die Adresse Ihrer Schule/Institution mit Namen der zeichnungsberechtigten Person (z. B. Schulleitung) bei „Dienstnutzer“ ein.
Lesen Sie die Vereinbarung durch.
Bestätigen Sie die Vereinbarung, indem Sie das Häkchen beim Einverständnis setzen, Ihre Namen eintragen und auf den Button „Einverstanden“ klicken.
Anschließend können Sie das Dokument mit Klick auf „Drucken“ ausdrucken. Das Dokument ist ohne Unterschrift gültig.
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Dienstnutzer:

✏️ Schulname hier eintragen Musterstraße 123 12345 Ort/Stadt

nachfolgend kurz „Dienstnutzer“ genannt. Der Dienstnutzer (Schule oder Schulträger) ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Auftragsverarbeiter:

Matheretter, Kai Noack
Algirdo g. 9A
LT-03161 Vilnius

nachfolgend kurz „Auftragsverarbeiter“ genannt.

Dienstnutzer und Auftragsverarbeiter zusammen auch als „Parteien“ bezeichnet.

Präambel

Der Dienstnutzer hat den Auftragsverarbeiter mit den in Ziffer 1 genannten Leistungen beauftragt. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, für die der Dienstnutzer als verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO gilt. Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Parteien gemäß Art. 28 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Zusammenhang mit dem Umgang des Auftragsverarbeiters oder von ihm unterbeauftragter Dritter mit personenbezogenen Daten zur Durchführung des Hauptvertrages. Die Erfüllung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird nicht gesondert vergütet.

Es werden die Begriffsdefinitionen der DSGVO zugrunde gelegt.

1. Vertragsgegenstand und Dauer

1.1 Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Dienstnutzer Leistungen im Bereich der Cloud-Dienste auf Grundlage des geschlossenen Hauptvertrages. Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der Lernplattform Matheretter einschließlich Nutzerverwaltung, Anmeldung über Schulportale (Single-Sign-On), Lernanalyse und Lernfortschritt, Klassenverwaltung für Lehrkräfte sowie E-Mail-Versand.

Dabei erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Dienstnutzers, sofern der Auftragsverarbeiter nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet ist. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag. Dem Dienstnutzer obliegt die alleinige Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

1.2 Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.

1.3 Die Bestimmungen dieser Vereinbarung finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragsverarbeiter und seine Beschäftigten oder durch den Auftragsverarbeiter Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Dienstnutzer stammen oder für den Dienstnutzer erhoben wurden oder auf sonstige Weise in dessen Auftrag verarbeitet (nachfolgend „Dienstnutzer-Daten“ genannt) werden.

1.4 Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.

1.5 Sofern personenbezogene Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Dienstnutzers und unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO. Liegt für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO vor, kann die Übermittlung hierauf gestützt werden. Andernfalls werden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt, insbesondere die jeweils geltenden Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt um eine Transfer-Folgenabschätzung und, soweit erforderlich, zusätzliche Schutzmaßnahmen. Die jeweils genutzte Grundlage ist in Anlage 3 je Unterauftragnehmer angegeben.

2. Art der verarbeiteten Daten, Kreis der betroffenen Personen

Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten der ebenfalls in Anlage 1 näher spezifizierten betroffenen Personen.

Im Regelfall sind keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO Gegenstand der Verarbeitung.

Der Dienstnutzer hat organisatorisch sicherzustellen, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten nicht in Matheretter eingestellt oder übermittelt werden.

3. Weisungsrecht

3.1 Der Auftragsverarbeiter darf Dienstnutzer-Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Dienstnutzers erheben, nutzen oder auf sonstige Weise verarbeiten. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragsverarbeiter durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Dienstnutzer diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.

3.2 Die Weisungen des Dienstnutzers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Dienstnutzer danach in schriftlicher Form oder in dokumentiertem elektronischen Format durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Dienstnutzer ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.

3.3 Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Dienstnutzer als auch vom Auftragsverarbeiter zu dokumentieren und für die Dauer ihrer Geltung sowie anschließend für drei weitere volle Kalenderjahre aufzubewahren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.

3.4 Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung des Dienstnutzers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Dienstnutzer unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Dienstnutzer bestätigt oder geändert wird. Der Auftragsverarbeiter darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

4.1 Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Dienstnutzers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.

4.2 Beim Auftragsverarbeiter ist Ansprechpartner für den Datenschutz: Lutz Noack,

4.3 Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu nutzen oder auf sonstige Weise zu verarbeiten. Der Auftragsverarbeiter wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (nachfolgend „Beschäftigte“ genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und über die sich aus diesem Vertrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehren sowie mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung der vorgenannten Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Beschäftigten und dem Auftragsverarbeiter bestehen bleiben. Dem Dienstnutzer sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.

4.4 Die Verarbeitung von Dienstnutzer-Daten, die Gegenstand dieser Vereinbarung sind, in Privatwohnungen (Tele- bzw. Heimarbeit von Beschäftigten des Auftragsverarbeiters) ist nur gestattet, sofern die Einhaltung der Verpflichtungen dieser Vereinbarung sowie der Maßgaben des Art. 32 DSGVO auch in diesem Fall sichergestellt sind. Der Auftragsverarbeiter hat den Dienstnutzer über die Verarbeitung von Dienstnutzer-Daten in Privatwohnungen sowie die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen in Textform zu unterrichten.

4.5 Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragsverarbeiter den Dienstnutzer unverzüglich in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragsverarbeiters durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält soweit möglich folgende Informationen:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze,
b) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung und
c) eine Beschreibung der vom Auftragsverarbeiter ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Der Auftragsverarbeiter trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Person(en), informiert hierüber den Dienstnutzer und ersucht diesen um weitere Weisungen. Der Auftragsverarbeiter ist darüber hinaus verpflichtet, dem Dienstnutzer jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.

4.6 Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Dienstnutzer erforderlichenfalls bei der Erfüllung der Pflichten des Dienstnutzers nach Art. 33 und 34 DSGVO in angemessener Weise (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. f DSGVO). Meldungen für den Dienstnutzer nach Art. 33 oder 34 DSGVO darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung seitens des Dienstnutzers gemäß Ziffer 3 dieser Vereinbarung durchführen.

4.7 Sollten die Daten des Dienstnutzers beim Auftragsverarbeiter durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragsverarbeiter den Dienstnutzer unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragsverarbeiter wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Dienstnutzer als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.

4.8 Ein Wechsel in der Person des Ansprechpartners für den Datenschutz ist dem Dienstnutzer unverzüglich mitzuteilen.

4.9 Der Auftragsverarbeiter und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Dienstnutzers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Dienstnutzer auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.

4.10 An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Dienstnutzer sowie bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO und ggf. bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörden gemäß Art. 36 DSGVO hat der Auftragsverarbeiter im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Dienstnutzer die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

5. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Der Auftragsverarbeiter wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und gewährleistet, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Dienstnutzers gemäß Art. 32 DSGVO, insbesondere mindestens die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen getroffen hat. Sofern auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, trifft der Auftragsverarbeiter zusätzlich die sich aus § 22 Absatz 2 BDSG ergebenden angemessenen und spezifischen Maßnahmen. Der Auftragsverarbeiter legt auf Anforderung des Dienstnutzers die näheren Umstände der Festlegung und Umsetzung der Maßnahmen offen. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragsverarbeiter vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. Die jeweils aktuelle Fassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist in Anlage 2 dieser Vereinbarung abrufbar. Wesentliche Änderungen werden dort mit Datum dokumentiert. Der Dienstnutzer kann jederzeit eine aktuelle Fassung in Textform anfordern.

6. Administrativer Zugriff auf Dienstnutzer-Daten

6.1 Der Auftragsverarbeiter greift auf Dienstnutzer-Daten auf den Systemen der Plattform nur zu, soweit dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist, insbesondere zur Fehleranalyse, zur Wartung, zur Abwehr von Sicherheitsvorfällen und zur Bearbeitung von Supportanfragen des Dienstnutzers oder seiner Nutzer. Ein Zugriff auf IT-Systeme des Dienstnutzers findet nicht statt.

6.2 Administrative Zugriffe erfolgen ausschließlich über verschlüsselte und authentifizierte Verbindungen (SSH, TLS) und nur durch die zugriffsberechtigten Personen des Auftragsverarbeiters nach dem Need-to-know-Prinzip.

6.3 Supportzugriffe auf Daten des Dienstnutzers erfolgen nur auf Anforderung des Dienstnutzers oder eines seiner Nutzer und werden im jeweiligen Supportvorgang dokumentiert. Der Dienstnutzer kann auf Anforderung nachvollziehen, wann und zu welchem Zweck ein solcher Zugriff erfolgt ist.

6.4 Der Auftragsverarbeiter darf Dienstnutzer-Daten für die vereinbarte Leistungserbringung auf interne Systeme übertragen, sofern dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Dabei werden Daten stets verschlüsselt übertragen.

6.5 Software-Aktualisierungen der Plattform kann der Auftragsverarbeiter jederzeit durchführen. Er wählt eigenständig einen geeigneten Zeitpunkt, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren. Die Dienstnutzer-Daten werden regelmäßig, mindestens täglich, gesichert (siehe Anlage 2). Ein Wiederherstellungsverfahren ist im Notfallplan des Auftragsverarbeiters dokumentiert.

7. Kontrollrechte des Dienstnutzers

7.1 Der Dienstnutzer überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten durch den Auftragsverarbeiter, insbesondere der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Hierfür kann er vom Auftragsverarbeiter alle erforderlichen Informationen z.B. Auskünfte des Auftragsverarbeiters einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter steht. Der Dienstnutzer wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragsverarbeiters dabei nicht unverhältnismäßig stören.

7.2 Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Dienstnutzer auf dessen mündliche, schriftliche oder elektronische Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten sowie der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters erforderlich sind und Vor-Ort-Kontrollen zuzulassen. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Dienstnutzer alle Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung der in Art. 28 DSGVO sowie in dieser Vereinbarung festgelegten Pflichten nachzuweisen. Der Auftragsverarbeiter kann hierzu auch gleichwertige Nachweise (z. B. Zertifizierungen, Auditberichte oder standardisierte Fragebögen) vorlegen, sofern diese eine hinreichende Prüfung ermöglichen.

7.3 Der Dienstnutzer dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragsverarbeiter mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Dienstnutzer insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragsverarbeiter unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Dienstnutzer dem Auftragsverarbeiter die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.

7.4 Der Auftragsverarbeiter stellt dem Dienstnutzer auf dessen Wunsch ein umfassendes und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Auftragsverarbeitung sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung.

7.5 Der Auftragsverarbeiter weist dem Dienstnutzer die Verpflichtung der Mitarbeiter nach Ziffer 4.3 auf Verlangen nach.

8. Einsatz von Subunternehmern

8.1 Der Auftragsverarbeiter ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen befugt, Subunternehmer (Unterauftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO) einzusetzen (siehe Anlage 3). Der Dienstnutzer erteilt hierfür eine allgemeine Genehmigung im Sinne von Art. 28 Abs. 2 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter informiert den Dienstnutzer über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Subunternehmers mindestens 14 Tage vor deren Wirksamwerden in Textform per E-Mail an die für das Konto des Dienstnutzers hinterlegte Administrator-Adresse. Anlage 3 wird entsprechend mit Datum aktualisiert. Der Dienstnutzer kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus datenschutzrechtlichen Gründen in Textform widersprechen. Kommt in diesem Fall keine einvernehmliche Lösung zustande, kann der Dienstnutzer diese Vereinbarung und den Hauptvertrag außerordentlich kündigen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist, gilt die Änderung als genehmigt. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Subunternehmer vertraglich entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung und stellt sicher, dass der Dienstnutzer seine Prüf- und Kontrollrechte auch gegenüber den Subunternehmern wahrnehmen kann. Der Auftragsverarbeiter bleibt gegenüber dem Dienstnutzer für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten der von ihm eingesetzten Subunternehmer in vollem Umfang verantwortlich (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Sofern ein Subunternehmer in einem Drittland eingesetzt werden soll, gelten die Regelungen in Ziffer 1.5.

8.2 Setzt ein Subunternehmer seinerseits weitere Auftragsverarbeiter ein, stellt der Auftragsverarbeiter durch vertragliche Vereinbarung sicher, dass diesen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt werden (Art. 28 Abs. 4 DSGVO) und dass die weitere Verarbeitung den Vorgaben dieser Vereinbarung entspricht. Die von den Subunternehmern eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind über die in Anlage 3 genannten Verzeichnisse nachvollziehbar.

8.3 Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragsverarbeiter Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z.B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragsverarbeiter für den Dienstnutzer erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Dienstnutzer genutzt werden.

9. Anfragen und Rechte betroffener Personen

9.1 Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Dienstnutzer nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12 bis 22 sowie 32 und 36 DSGVO.

9.2 Macht eine betroffene Person Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich ihrer Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragsverarbeiter geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist die betroffene Person unverzüglich an den Dienstnutzer und wartet dessen Weisungen ab.

10. Haftung

10.1 Dienstnutzer und Auftragsverarbeiter haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung. Der Auftragsverarbeiter stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Dienstnutzer ab.

10.2 Der Dienstnutzer stellt den Auftragsverarbeiter von sämtlichen Ansprüchen frei, die von betroffenen Personen oder Dritten gegen den Auftragsverarbeiter geltend gemacht werden und die auf einer Verletzung von Pflichten des Dienstnutzers nach der DSGVO oder dieser Vereinbarung beruhen. Die Freistellung umfasst auch angemessene Kosten einer notwendigen Rechtsverteidigung. Voraussetzung ist, dass der Auftragsverarbeiter den Dienstnutzer unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche informiert, ihm die alleinige Führung der Rechtsverteidigung überlässt und ihn in zumutbarem Umfang unterstützt.

10.3 Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn und soweit eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einer betroffenen Person eingetreten ist, verantwortlich ist. Im Übrigen gilt Art. 82 Absatz 5 DSGVO.

11. Außerordentliches Kündigungsrecht

Der Dienstnutzer kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO oder sonstige anwendbare Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Dienstnutzers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragsverarbeiter sich den Kontrollrechten des Dienstnutzers auf vertragswidrige Weise widersetzt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

12. Beendigung des Hauptvertrags

12.1 Der Auftragsverarbeiter wird dem Dienstnutzer nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder auf Wunsch des Dienstnutzers löschen, sofern nicht nach dem Recht der Union oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. In Datensicherungen enthaltene Daten werden nicht einzeln gelöscht, sondern mit dem regulären Backup-Zyklus überschrieben (siehe Anlage 2, Ziffer 3.1). Der Auftragsverarbeiter hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen.

12.2 Der Dienstnutzer hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragsverarbeiter in geeigneter Weise zu kontrollieren bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter steht.

12.3 Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragsverarbeiter über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Dienstnutzer zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragsverarbeiter i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.

13.2 Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform oder eines dokumentierten elektronischen Formats. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.

13.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.

13.4 Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Dienstnutzers.

Folgende Dokumente sind untrennbarer Bestandteil dieser Vereinbarung:

Anlage 1: Beschreibung der betroffenen Personen und der Datenkategorien
Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragsverarbeiters zum Datenschutz gemäß Art. 32 DSGVO (Sicherheitskonzept)
Anlage 3: Unterauftragsverhältnisse beim Auftragsverarbeiter
Anlage 5: Löschkonzept
Anlage 6: Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO

Anlage 4 (Ausfüllhilfe für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen) ist kein Vertragsbestandteil, sondern eine unverbindliche Arbeitshilfe für den Dienstnutzer.

Stand: 25.09.2026

Anlagen

Anlage 1: Beschreibung der betroffenen Personen und der Datenkategorien

Folgende Kategorien betroffener Personen sind Gegenstand der Verarbeitung:

Lehrkräfte und weitere pädagogische Mitarbeiter des Dienstnutzers
Schüler
Schuladministratoren und Ansprechpartner des Dienstnutzers

Folgende Kategorien personenbezogener Daten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Stammdaten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Rolle (Lehrkraft oder Schüler), Schulzugehörigkeit, Klassenzugehörigkeit, automatisch vergebener Benutzername
Zugangsdaten: Kennung des Kontos im Schulportal, Passwort-Hash (nur bei Konten ohne Anmeldung über ein Schulportal), Sitzungskennungen
Lerndaten: aufgerufene Videos und Programme, Ergebnisse in Lernchecks, Arbeitsblättern und Videofragen sowie freiwillige Selbsteinschätzungen. Lerndaten werden nur gespeichert, solange die Lernanalyse des Nutzers eingeschaltet ist.
Protokolldaten: Anmeldeprotokoll (Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem und IP-Adresse jeder Anmeldung), Zeitpunkt und IP-Adresse der Registrierung und der letzten Anmeldung, Protokoll von Passwort- und E-Mail-Änderungen, Server-Logdateien (Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem, IP-Adresse), E-Mail-Versandprotokoll (Absender, Empfänger, Betreff, Anfang des Textes)
Vertrags- und Kontaktdaten des Dienstnutzers: Anschrift der Schule, Name der zeichnungsberechtigten Person, Name des Datenschutzbeauftragten der Schule

Bei der Anmeldung über ein Schulportal übermittelt das Portal die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen, die Rolle (Lehrkraft oder Schüler), die Schule (Schulnummer oder Schulkennung des Portals) und die Kennung des Kontos im Schulportal. Das Passwort im Schulportal erhält der Auftragsverarbeiter nicht.

Zwecke der Verarbeitung sind die Bereitstellung der Lernplattform, die Anmeldung und Zuordnung der Nutzer zu ihrer Schule und Klasse, die Anzeige der Lernergebnisse für die Lehrkräfte der Schule, die Sicherheit der Nutzerkonten und der Versand von E-Mails zum Konto.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen (siehe Ziffer 2).

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragsverarbeiters zum Datenschutz gemäß Art. 32 DSGVO

Der Auftragsverarbeiter betreibt seine Server bei dem Unternehmen Hetzner Online GmbH. Der Datacenter-Park des Server-Betreibers befindet sich in Falkenstein/Vogtland, Deutschland. Der Auftragsverarbeiter nutzt für den Versand von E-Mails den Unterauftragsverarbeiter Heinlein Hosting GmbH mit seinem E-Mail-Hosting-Dienst mailbox.org.

Anwendungssicherheit (Matheretter-Anwendung)

Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Verbindungen (HTTPS mit HTTP Strict Transport Security).
Sicherheitsheader und Content Security Policy.
Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert.
Bei der Anmeldung über ein Schulportal erhält der Auftragsverarbeiter das Passwort im Portal nicht.
Ratenbegrenzung sicherheitsrelevanter Aktionen (z. B. Registrierung, Kontaktformular, Kündigung) je IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse.
Serverseitiger Spam-Schutz ohne Einbindung von Drittanbietern.
Auf die Datenbank wird nur über verschlüsselte Verbindungen zugegriffen.

Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Benutzernamen werden automatisch vergeben.
Bei einer Registrierung ohne Schulportal ist ein Klarname freiwillig.

Maßnahmen des Auftragsverarbeiters und des Unterauftragsverarbeiters Hetzner Online GmbH (Server-Hosting)

Die Maßnahmen in 1.1 und 1.4 sowie die infrastrukturbezogenen Maßnahmen in 3.1 (unterbrechungsfreie Stromversorgung, Netzersatzanlage, DDoS-Schutz) werden durch Hetzner Online GmbH erbracht. Die übrigen Maßnahmen dieses Abschnitts trifft der Auftragsverarbeiter selbst.

1. Vertraulichkeit gemäß Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO

1.1 Zutrittskontrolle

elektronisches Zutrittskontrollsystem mit Protokollierung
Hochsicherheitszaun um den gesamten Datacenter-Park
dokumentierte Schlüsselvergabe an Mitarbeiter
Richtlinien zur Begleitung und Kennzeichnung von Gästen im Gebäude
24/7 personelle Besetzung der Rechenzentren
Videoüberwachung an den Ein- und Ausgängen, Sicherheitsschleusen und Serverräumen
Der Zutritt für betriebsfremde Personen zu den Räumen ist nur in Begleitung eines Hetzner-Mitarbeiters gestattet
Verwaltung: elektronisches Zutrittskontrollsystem mit Protokollierung
Videoüberwachung an den Ein- und Ausgängen

1.2 Zugangskontrolle

Das Passwort zur Administrationsoberfläche wird vom Auftragsverarbeiter vergeben - die Passwörter erfüllen vordefinierte Richtlinien. Zusätzlich steht eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Absicherung zur Verfügung.
Der Zugang zu den Servern ist auf berechtigte Personen beschränkt, verwendete Passwörter müssen eine Mindestlänge haben.

1.3 Zugriffskontrolle

Der Auftragsverarbeiter stellt durch regelmäßige Sicherheitsupdates (nach dem jeweiligen Stand der Technik) sicher, dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden.
Revisionssicheres, verbindliches Berechtigungsvergabeverfahren für Mitarbeiter.
Für übertragene Daten/Software ist der Auftragsverarbeiter in Bezug auf Sicherheit und Updates zuständig.

1.4 Datentrennungskontrolle

Hetzner verwendet nach Vertragsbeendigung ein definiertes, produktabhängiges Verfahren zur vollständigen und nicht wiederherstellbaren Löschung von Datenträgern. Bei Dedicated Servern erfolgt eine hardwaregestützte, rückstandsfreie Löschung. Das Löschverfahren wird regelmäßig durch einen externen Dienstleister überprüft.
Defekte Festplatten, die nicht sicher gelöscht werden können, werden direkt im Rechenzentrum Falkenstein zerstört (geschreddert).
Daten werden physisch oder logisch von anderen Daten getrennt gespeichert.
Die Datensicherung erfolgt ebenfalls auf logisch und/oder physisch getrennten Systemen.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1. Weitergabekontrolle

Alle Mitarbeiter sind im Sinne des Art. 32 Abs. 4 DSGVO unterwiesen und verpflichtet, den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Datenschutzgerechte Löschung der Daten nach Auftragsbeendigung.
Möglichkeiten zur verschlüsselten Datenübertragung werden entsprechend der Leistungsbeschreibung des Vertrages zur Verfügung gestellt.

2.2. Eingabekontrolle

Die Daten werden von den Nutzern des Dienstnutzers selbst eingegeben oder bei der Anmeldung über ein Schulportal (Single-Sign-On) übertragen.
Sicherheitsrelevante Aktionen (z. B. Anmeldungen, Passwort- und E-Mail-Änderungen) werden im Ereignisprotokoll erfasst.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

Einsatz von Schutzmechanismen (Firewall, Spam-Schutz, Ratenbegrenzung).
Anwendung des Sicherheitskonzeptes „Content Security Policy“, was eine deutlich höhere Sicherheit gewährleistet.
Alle Datenbanken werden täglich per Dump gesichert und als tägliche, wöchentliche und monatliche Kopien vorgehalten. Die Dumps werden zusätzlich täglich und wöchentlich auf getrennte Backup-Server gespiegelt.
Einsatz unterbrechungsfreier Stromversorgung, Netzersatzanlage.
Dauerhaft aktive DDoS-Erkennung mit automatischer Filterung des Angriffsverkehrs.
Monitoring des Servers.

3.2 Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Eine Sicherung kann kurzfristig auf den Server eingespielt werden. Das Vorgehen ist im Notfallplan des Auftragsverarbeiters dokumentiert.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO, Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

4.1 Datenschutz-Management

Ein Datenschutz-Managementsystem ist vorhanden.

4.2 Incident-Response-Management

Ein Incident-Response-Management ist vorhanden.

4.3 Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen werden bei unseren Softwareentwicklungen berücksichtigt (Art. 25 Abs. 2 DSGVO).

4.4 Auftragskontrolle

Unsere Mitarbeiter werden in regelmäßigen Abständen im Datenschutzrecht unterwiesen und sind vertraut mit den Verfahrensanweisungen und Benutzerrichtlinien für die Datenverarbeitung.
Der Auftragsverarbeiter hat einen Ansprechpartner für den Datenschutz.

Unterauftragsverarbeiter: Heinlein Hosting GmbH (E-Mail-Hosting über mailbox.org)

5.1 Zweck der Datenverarbeitung

Versand systemgenerierter E-Mails (Benachrichtigungen, Passwortrücksetzungen, administrative Mitteilungen).
Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des Auftragsverarbeiters (Matheretter).

5.2 Standorte der Server

Zwei getrennte Rechenzentren in Berlin, Deutschland, vollständig unter deutscher Rechtshoheit.
Heinlein Hosting betreibt Serverhardware, Installation, Wartung und Netzwerkanbindung selbst. Externe Anbieter stellen Gebäudeinfrastruktur, Kühlung und Stromversorgung.

5.3 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO (Angaben des Unterauftragsverarbeiters)

a) Maßnahmen zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung

Technisch:

Verschlüsselung von Datenträgern auf mobilen und stationären Systemen, wo umsetzbar.
Verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Zugangsdaten.
Verschlüsselte Datenübertragung über Netzwerke (E-Mail, PGP, HTTPS).

Organisatorisch:

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter im Umgang mit Verschlüsselungstechniken.
Regelmäßige Kontrolle und ggf. Aktualisierung von Verschlüsselungsverfahren und Datenträgern.

b) Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit

Technisch:

Alarmanlage mit Anschluss an Notrufzentrale in Geschäftsräumen und Rechenzentren.
Automatisches Zugangskontrollsystem im Rechenzentrum.
Datenträger- und Aktenvernichtung durch mechanische Zerstörung oder zertifiziertes Entsorgungsunternehmen.
Chipkarten-/Transponder- und Codesperren, biometrische Zugangssperren im Rechenzentrum.
Videoüberwachung, Bewegungsmelder und Sicherheitsschlösser.
Verschlüsselte E-Mails und Datenspeicherung, gesicherte Fernzugriffe (VPN, SSH, TLS).

Organisatorisch:

Schlüsselregelung und Protokollierung, Besucherprotokollierung, sorgfältige Auswahl des Reinigungspersonals.
Tragepflicht von Berechtigungsausweisen, Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datenschutz und Verschwiegenheit.
Passwort-Management nach Richtlinien, protokollierte Systemzugriffe.
Trennung von Daten für unterschiedliche Zwecke, regelmäßige Schulungen, regelmäßige Prüfung der TOM.

c) Maßnahmen zur Sicherstellung der Integrität

Technisch:

Protokollierung aller Dateneingaben und Administrationstätigkeiten.
Prüfsummen oder ähnliche Verfahren zur Datenvalidierung.

Organisatorisch:

Rollen- und Berechtigungskonzepte, Schulung der Mitarbeiter zu DSGVO-konformen Abläufen.
Regelmäßige Überwachung von Arbeitsanweisungen und Datenverarbeitungsprozessen.

d) Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellung

Technisch:

Regelmäßige Datensicherungen und Tests der Wiederherstellbarkeit.
Redundante Systeme, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimatisierung, Notstromversorgung.
Anschluss an redundante Stromkreise und Internet-Uplinks, automatische Temperatur- und Systemüberwachung.
Feuer- und Rauchmeldeanlagen, redundante Netzwerk-Infrastruktur, Firewalls, Anomalieerkennung.

Organisatorisch:

Zentrale Beschaffung und Freigabe von Hardware/Software mit langer Verfügbarkeit.
Regelmäßige Sicherheitsupdates, Betreuung durch qualifizierte Fachkräfte, ausgelagerte Datensicherungen.
Ausweich-Rechenzentrum für zentrale Anwendungen, 24/7-Notfalldienst, regelmäßige Prüfung der TOM.

e) Maßnahmen zur Sicherstellung der Belastbarkeit

Technisch:

24/7 Überwachung der IT-Systeme, Loadbalancing, mehrere Datenleitungen, dynamische Cluster-Ressourcen.

Organisatorisch:

Regelmäßige Belastungstests, Prüfung der Systemauslastung, Kapazitätsplanung mit Sicherheitsreserven, kontinuierliche Überarbeitung der TOM.

5.4 Überprüfung, Bewertung und Dokumentation

Angemessenes Schutzniveau wird dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen angepasst.
Maßnahmen werden regelmäßig überprüft, mindestens einmal jährlich evaluiert und ggf. dynamisch angepasst.
TOM der Subunternehmer werden ebenfalls jährlich überprüft.
Nachweise der Prüfungen werden mindestens drei Jahre aufbewahrt.
Wesentliche Änderungen werden mit dem Auftraggeber schriftlich oder elektronisch abgestimmt.

5.5 Vertragliche Regelung und Verantwortung

Heinlein Hosting GmbH ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag an die gleichen Pflichten wie Matheretter gebunden.
Matheretter bleibt verantwortlich für die Einhaltung der DSGVO.
Der Dienstnutzer stimmt der Einbindung von Heinlein Hosting als Unterauftragsverarbeiter zu.
Nachweise über die Einhaltung der TOM können jederzeit eingesehen werden.

Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen: 25.09.2026

Anlage 3: Unterauftragsverhältnisse beim Auftragsverarbeiter

1. Unterauftragnehmer

Hetzner Online GmbH

Beschreibung der Leistungen:
Hosting eines Servers

Anschrift/Ort der Leistungserbringung:
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Rechenzentrum: Falkenstein/Vogtland, Deutschland

Drittlandübermittlung: keine

Weitere Auftragsverarbeiter: siehe Auftragsverarbeitungsvertrag von Hetzner (Anhang) sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen von Hetzner. Eine aktuelle Aufstellung stellt der Auftragsverarbeiter auf Anfrage bereit.

Datenschutzerklärung von Hetzner

2. Unterauftragnehmer

Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org)

Beschreibung der Leistungen:
E-Mail-Hosting für E-Mail-Versand

Anschrift/Ort der Leistungserbringung:
Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin, Deutschland

Rechenzentrum: Berlin, Deutschland

Drittlandübermittlung: keine

Weitere Auftragsverarbeiter: siehe Datenschutzhinweise und Auftragsverarbeitungsvertrag von Heinlein Hosting. Eine aktuelle Aufstellung stellt der Auftragsverarbeiter auf Anfrage bereit.

Datenschutzerklärung von Heinlein Hosting

Anlage 4: Ausfüllhilfe für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen gemäß Art. 30 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Diese Anlage ist eine unverbindliche Ausfüllhilfe für den Dienstnutzer und kein Vertragsbestandteil. Maßgeblich für Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten ist Anlage 1. Rechtsgrundlage, Aktenzeichen und Daten sind vom Dienstnutzer zu ergänzen.

Kurzbezeichnung des Verfahrens	Matheretter ist eine digitale Lernplattform für Mathematik mit Lernvideos, interaktiven Programmen, Übungen und Lernchecks.
Angabe Aktenzeichen Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Datum der Ersterstellung	__.__.____
Datum der Vorlage der Ersterstellung an Datenschutzbeauftragten	__.__.____
Datum der aktuellen Version und ausfüllende Person	__.__.____
Datum der Vorlage der letzten Version an Datenschutzbeauftragten

Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortlicher Fachbereich, Ansprechpartner

SCHULADRESSE

Gemeinsame Verantwortung

☒ Nein

☐ Ja

Wenn Ja, Angabe zum gemeinsamen Verantwortlichen

(Name und Kontaktdaten): Bitte das Aktenzeichen für die gemeinsame Vereinbarung zur Datenverarbeitung angeben.

Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten der Schule (Art. 37 ff. DSGVO)

Datenschutzbeauftragter:

Angaben zur Verarbeitungstätigkeit

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit personenbezogener Daten	Matheretter ist eine Lernplattform (Plattform-as-a-Service), mit der Schüler selbstorganisiert Mathematik lernen und Lehrkräfte die Lernergebnisse ihrer Schüler einsehen können.
Beschreibung des Zwecks der Verarbeitung personenbezogener Daten	Matheretter speichert Daten von Nutzern (Lehrkräfte, Schüler) und regelt damit den Zugang zur Plattform, die Zugehörigkeit zu Schulen und Klassen (Zugriffsrechte) sowie die Anzeige der Lernergebnisse für die Lehrkräfte der Schule.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Beschreibung der Kategorie betroffener Personen

☒ Lehrkräfte (z. B. Lehrer, LiV, Dozenten, Ausbilder, Seminarleitungen, Lernbegleiter im Rahmen des inklusiven Unterrichts und gleichgestellte Personen)

☒ Schüler (z. B. Seminar- und Kursteilnehmer)

☒ Pädagogische Mitarbeiter und Fachkräfte (z. B. Erzieher, Sozialpädagogen)

Aufzählung der verarbeiteten personenbezogenen Daten

(z. B. Name, Adresse, E-Mail, Geburtsdatum, IT-Nutzungsdaten, Verbindungs-/Metadaten, Logging-Informationen, Lernverlaufsdaten)

Bei allen Nutzern:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Rolle (Lehrkraft oder Schüler)
Schulzugehörigkeit und Klassenzugehörigkeit
Automatisch vergebener Benutzername
Kennung des Kontos im Schulportal
Gehashtes Passwort (nur bei Konten ohne Schulportal)
Zeitpunkt und IP-Adresse der Registrierung und der letzten Anmeldung
Anmeldeprotokoll (Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, IP-Adresse)

Bei Schülern zusätzlich:

Lerndaten (aufgerufene Videos und Programme, Ergebnisse in Lernchecks, Arbeitsblättern und Videofragen, Selbsteinschätzungen), nur bei eingeschalteter Lernanalyse

Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, werden die üblichen Verbindungsdaten in Server-Logdateien gespeichert (höchstens 8 Tage):

IP-Adresse des Nutzers
Zugriffszeit und aufgerufene Seite
User-Agent-Kennung (Browsertyp, Betriebssystem)

Vollständige Aufstellung der Datenkategorien siehe Anlage 1.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

(Angabe besonders schützenswerter Daten, z. B. Gesundheitsdaten, Zugehörigkeit zu Gewerkschaften und Parteien, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen)

☒ Nicht vorgesehen

☐ Ja

Wenn ja, Benennung der Daten.

Verarbeitung der Daten

Beschreibung der Art und Weise der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

☐ nicht-automatisierte Verarbeitung

☒ automatisierte Verarbeitung

Beim Anlegen des Kontos werden die folgenden personenbezogenen Daten gespeichert:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname (bei Anmeldung über ein Schulportal vom Portal übermittelt, sonst freiwillig)
Rolle (Lehrkraft oder Schüler)
Schule und Kennung des Kontos im Schulportal

Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse können vom Benutzer im Profil geändert werden.

Begründung der Erforderlichkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

(Angabe der Rechtsvorschrift)

Vom Verantwortlichen zu bestimmen. Für öffentliche Schulen kommt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Landesschulgesetz in Betracht, für Schulen in freier Trägerschaft und sonstige Organisationen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gegebenenfalls ergänzt um Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

☐ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags)

☐ Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person) Bitte fügen Sie die Einwilligungserklärung mit Nennung der Datenkategorien, Hinweis auf Freiwilligkeit und Widerrufsrecht und Angaben zu deren Einholung hier ein:

☐ Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich)

☐ Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen

☐ Nennung weiterer Rechtsgrundlage

☐ Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Verarbeitung ist zum Schutze lebenswichtiger Interessen erforderlich)

☐ Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Verarbeitung erforderlich zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt)

Empfänger der Daten

(Benennung des Personenkreises, der Zugriff auf die Daten hat, intern als auch extern)

Lehrkräfte und Schulkonto der jeweiligen Schule (Lernergebnisse der Schüler der eigenen Schule)
Schüler (nur eigene Daten)

Technische Administration von Matheretter
Server-Hosting über Hetzner Online GmbH - Rechenzentrum in Deutschland
E-Mail-Versand über Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org) - Rechenzentrum in Deutschland

Herkunft der Daten

Selbst eingetragene Daten der Nutzer (Profilangaben)
Bei der Anmeldung über ein Schulportal (Single-Sign-On) übertragene Benutzerdaten

Werden personenbezogene Daten an externe Stellen übertragen?

☐ Nein

☒ Ja

Angabe externen Stelle:

Matheretter, Kai Noack
Algirdo g. 9A
LT-03161 Vilnius

Liegt ein schriftlicher Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag vor (Art. 28 Abs. 3 DSGVO)?

☒ Ja. Vgl. Matheretter AVV

☐ Nein

Datenübermittlungen in Drittländer

oder internationale Organisationen

(Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO). In der Regel ist eine solche Übermittlung nicht zulässig.

☒ Nein

☐ Ja

Wenn Ja, Angabe zum Empfänger

Dokumentation der Maßnahmen zur Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den Betroffenen (Art. 13, 14 DSGVO)

Datenschutzerklärung siehe hier.

Regelung zur Datenlöschung (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Festgelegte Löschungsfristen, Speicherdauer

Nach welchen Kriterien werden die Daten gelöscht?

Erfolgt eine manuelle Löschung?

Löschung erfolgt:

Server-Logdateien werden täglich rotiert und nach spätestens 8 Tagen automatisch gelöscht.
Das E-Mail-Versandprotokoll wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
Benutzer können ihr Konto im Profil löschen. Die Lerndaten, Protokolleinträge, Klassen und Verknüpfungen mit Schulportalen werden dabei gelöscht, das Konto wird anonymisiert und gesperrt.
Mit „Daten entfernen“ im Profil löschen Benutzer ihre Lerndaten sofort, die zugehörigen Protokolleinträge werden nach 12 Monaten gelöscht.
Auf Weisung des Dienstnutzers löscht der Auftragsverarbeiter Konten und Daten.

Einzelheiten siehe Anlage 5 (Löschkonzept).

Zugriffsberechtigte Personengruppen (vereinfachtes Berechtigungskonzept)

Bitte erläutern Sie kurz, wie Berechtigungen erlangt und verwaltet werden.

1. Administration von Matheretter

Art des Zugriffs

☒ Lesen

☒ Schreiben

☒ Löschen

Lesen, Schreiben und Löschen für alle Daten von Matheretter zum Zweck der Systempflege und auf Weisung des Dienstnutzers. Konten anderer Nutzer kann nur die Administration von Matheretter löschen.

2. Lehrkräfte und Schulkonto der Schule

Art des Zugriffs

☒ Lesen

☒ Schreiben

☐ Löschen

Lesen der Lernergebnisse der Schüler der eigenen Schule. Schreiben in Form der Verwaltung von Klassen (Schüler hinzufügen oder entfernen) und des Entfernens von Nutzern aus der Schule. Die Zuordnung zur Schule erfolgt über das Schulportal oder über das Schulkonto.

3. Nutzer

Art des Zugriffs

☒ Lesen

☒ Schreiben

☒ Löschen

Lesen, Schreiben und Löschen der eigenen Daten.

Regelungen zur Datensicherheit (Art. 30 Abs. 1 lit. g i.V.m. Art. 32 Abs. 1 DSGVO)

Hinsichtlich der Datensicherheitsmaßnahmen wurde die IT des Verantwortlichen eingebunden?

☐ Ja

☒ Nein

Art der eingesetzten DV-Anlagen und Software.

(Angaben zur Software und eventuellen Schnittstellen zu anderen Programmen)

Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen?

Datenübertragbarkeit? Ist der Export der Daten an den Betroffenen oder andere Dienste in einem gängigen standardisierten Format möglich?

☐ Eigenentwickelte / Individual-Software

☐ Standard- bzw. Kauf-Software

☒ Cloud-Services

Voreinstellung: Benutzernamen werden automatisch vergeben, ein Klarname ist bei einer Registrierung ohne Schulportal freiwillig. Die Lernanalyse kann vom Nutzer im Profil ausgeschaltet werden. Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit.

Jeder Benutzer kann seine Daten einsehen und als CSV exportieren unter Meine Daten.

Beschreibung getroffener technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

Siehe TOM.

Anlage 5: Löschkonzept

In dem Löschkonzept wird aufgezeigt, wie personenbezogene Daten sicher und datenschutzkonform gelöscht werden. Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Das Löschen von Daten erfolgt auf folgende Arten:

Der Benutzer kann sein Konto in seinem Profil löschen.
Der Auftragsverarbeiter löscht Konten und Daten auf Weisung des Dienstnutzers.
Der Benutzer kann in seinem Profil mit „Daten entfernen“ seine Lerndaten löschen und sein Konto behalten.
Protokolldaten werden nach den unten genannten Fristen automatisch gelöscht.

Löschung des Kontos

Wird ein Konto gelöscht, werden folgende Daten aus den Produktivsystemen gelöscht:

Alle Lerndaten (Ergebnisse von Lernchecks, Arbeitsblättern und Videofragen, Selbsteinschätzungen, Lernfortschritt).
Alle Protokolleinträge des Benutzers einschließlich des Anmeldeprotokolls.
Alle Klassenzugehörigkeiten sowie die vom Benutzer angelegten Klassen.
Alle Verknüpfungen mit Schulportalen (Single-Sign-On).
Die Kundendaten des Benutzers.

Das Benutzerkonto selbst wird anonymisiert und gesperrt: E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort und gespeicherte IP-Adressen werden überschrieben. Ein Löschvermerk mit den Kundendaten und der E-Mail-Adresse wird 12 Monate aufbewahrt, um Rückfragen klären zu können, und danach automatisch gelöscht.

Daten entfernen

Mit „Daten entfernen“ im Benutzerprofil werden die Lerndaten sofort gelöscht. Die zugehörigen Protokolleinträge werden aus dem laufenden Protokoll entfernt und nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Das Benutzerkonto, die Klassenzugehörigkeiten und die Verknüpfung mit dem Schulportal bleiben bestehen. Für Schulkonten steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Fristen

Server-Logdateien werden täglich rotiert und nach spätestens 8 Tagen automatisch gelöscht.
Das E-Mail-Versandprotokoll wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
Protokolleinträge, die mit „Daten entfernen“ entfernt wurden, werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
Löschvermerke gelöschter Konten werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
Lerndaten und Anmeldeprotokoll werden gespeichert, bis der Benutzer sie mit „Daten entfernen“ entfernt oder sein Konto gelöscht wird.
Kontodaten und Verknüpfungen mit Schulportalen werden gespeichert, bis das Konto gelöscht wird.

Wird ein Konto manuell gelöscht, werden die Daten aus den Produktivsystemen entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. In bestehenden Sicherungskopien enthaltene Daten werden nicht einzeln gelöscht, sondern im Rahmen des regulären Backup-Zyklus überschrieben und bis dahin ausschließlich zur Wiederherstellung im Notfall vorgehalten (siehe Anlage 2, Ziffer 3.1).

Anlage 6: Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO

Präambel

Auf Matheretter werden nach dem Prinzip der Datenminimierung nur folgende Daten zu einem Konto gespeichert:

Bei der Anmeldung über ein Schulportal: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Rolle, Schule und Kennung des Kontos im Schulportal, jeweils vom Portal übermittelt.
Bei einer Registrierung ohne Schulportal: E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert), ein Klarname ist freiwillig.
Automatisch vergebener Benutzername.
Lerndaten, nur solange die Lernanalyse eingeschaltet ist.
Protokolldaten zur Sicherheit der Konten (siehe Anlage 1).

Die Lerninhalte (Videos, Programme, Übungen, Lernchecks und Arbeitsblätter) stellt der Auftragsverarbeiter bereit. Matheretter enthält keine Foren.

Die Daten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. E-Mails werden über die Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org) in Deutschland versendet. Weitere Unterauftragsverarbeiter gibt es nicht (siehe Anlage 3). Daten werden nicht in Drittländer übermittelt. Die Speicherdauer richtet sich nach dem Löschkonzept (Anlage 5).

Wie bei jeder Software kann es auch bei Matheretter zu Risiken kommen, die nicht vollständig unter der Kontrolle des Auftragsverarbeiters liegen. Im Folgenden werden diese Risiken abgeschätzt.

Risikobeurteilung bzw. Risikoanalyse nach DSGVO

Die Risikobeurteilung unterteilt sich in folgende Kapitel:

1. Risikoidentifikation
2. Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere möglicher Schäden
3. Zuordnung zur Risikoabstufung

1. Risikoidentifikation

Hier werden die möglichen Risiken beschrieben, die Benutzer treffen könnten (mit Bezug auf die Verarbeitungsgrundsätze nach Art. 5 DSGVO). Welche Risikoquellen gibt es, welche Ereignisse können ausgelöst werden und welcher Schaden kann für die Benutzer (durch unbefugten Zugriff oder Löschung oder Veränderung ihrer Daten) entstehen.

a) Schäden für natürliche Personen

Gemäß ErwGr. 75 DSGVO gibt es folgende Schadenskategorien:

Physischer Schaden
Materieller Schaden
Immaterieller Schaden
Diskriminierung
Identitätsdiebstahl
Verlust der Vertraulichkeit (Berufsgeheimnis)
Aufhebung der Pseudonymisierung
Andere wirtschaftliche/gesellschaftliche Nachteile
Verlust Kontrolle eigener Daten
Kenntnis von rassischer/ethnischer Herkunft
Kenntnis von politischen Meinungen
Kenntnis von religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen
Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft
Genetische Daten
Gesundheitsdaten
Sexualleben
Strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten
Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage
Persönliche Vorlieben oder Interessen
Aufenthaltsort oder Ortswechsel

b) Ereignisse, die zu Schäden führen können:

Die Ereignisse können den folgenden Verarbeitungsgrundsätzen (nach Art. 5 DSGVO) zugeordnet werden:

Rechtmäßigkeit
Verarbeitung nach Treu und Glauben
Transparenz
Zweckbindung
Datenminimierung
Richtigkeit
Speicherbegrenzung
Integrität und Vertraulichkeit
Rechenschaftspflicht

c) Risikoquellen

Ein Zugriff Dritter auf die Daten ist auf Matheretter nicht vorgesehen. Die Daten sind durch die in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen geschützt.

Die Risikoquellen sind wie folgt identifiziert:

Softwarefehler
Hardwaredefekt
Zugriffsberechtigte (der jeweiligen Schule zugehörig)
Unbefugte Dritte mit weitergegebenen Zugangsdaten
Hacker

Bei Hackern (externe Risikoquelle) kann von Vorsatz ausgegangen werden. Bei Zugriffsberechtigten (Lehrkräfte und Schulkonto) kann meist von Fahrlässigkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten ausgegangen werden.

2. Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere möglicher Schäden

Für die Risikobeurteilung werden mögliche Schäden und deren Eintrittswahrscheinlichkeit abgeschätzt. Das Ergebnis daraus ist die Schadensschwere. Zum Bemessen des jeweiligen Schadens werden folgende Stufen verwendet:

1 - geringfügig
2 - begrenzt
3 - wesentlich
4 - bedeutend

a) Eintrittswahrscheinlichkeit:

Die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos gibt an, wie wahrscheinlich ein bestimmtes Ereignis eintritt.

b) Schwere des Schadens

Die Schwere eines möglichen Schadens gibt an, wie umfangreich der Schaden die geschützte Person treffen kann.

3. Zuordnung zur Risikoabstufung

Nach Bestimmung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Schäden erfolgt eine Risikoabstufung. Dies geschieht durch die Multiplikation der Stufen für Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensschwere.

Nachstehend die Risikobeurteilung gemäß ISO 31000 für Matheretter:

	I. Risikoidentifikation			II. Risikoanalyse			III. Risikobewertung
Risiko ID	Verarbeitungsgrundsatz (nach Art. 5 DSGVO)	Risikoquelle	Risikobeschreibung	Schadenskategorie (nach ErwGr. 75)	Eintritts-wahrscheinlichkeit (1 bis 4)	Schwere des Schadens (1 bis 4)	Ergebnis (1 bis 16)	Hinweise
1	Verfügbarkeit	Softwarefehler	Löschung der Rohdaten	Verlust Kontrolle eigener Daten	2	1	2 von 16	Geringer Schaden, da Wiederherstellung durch Backup möglich
2	Integrität und Vertraulichkeit	Hardwaredefekt	Löschung der Rohdaten	Verlust Kontrolle eigener Daten	1	1	1 von 16	Geringer Schaden, da Wiederherstellung durch Backup möglich
3	Richtigkeit	Hacker	Änderung der Benutzerdaten	Identitätsdiebstahl, Diskriminierung	2	2	4 von 16	Je nach Zeitpunkt der Feststellung, Teil-Wiederherstellung durch Backup möglich
4	Richtigkeit, Rechtmäßigkeit	Zugriffsberechtigte aus Schule	Versehentliches Entfernen von Benutzern aus einer Klasse oder aus der Schule	Verlust Kontrolle eigener Daten	1	1	1 von 16	Zuordnung kann wiederhergestellt werden, Lerndaten bleiben erhalten
5	Integrität und Vertraulichkeit	Unbefugte Dritte mit weitergegebenen Zugangsdaten	Einsicht in die Lernergebnisse eines Benutzers	Verlust der Vertraulichkeit	1	1	1 von 16	Lernergebnisse enthalten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Passwort kann geändert werden

Risikomatrix

Die Risikobeurteilung erfolgt mit einer Risikomatrix, die für die Bewertungen kumuliert wie folgt aussieht.

Die y-Achse ist die Eintrittswahrscheinlichkeit, die x-Achse ist die mögliche Schwere des Schadens.

Bedeutend	0	0	0	0
Wesentlich	0	0	0	0
Begrenzt	1	1	0	0
Geringfügig	3	0	0	0
	Geringfügig	Begrenzt	Wesentlich	Bedeutend

Wie zu erkennen ist, liegen alle Kombinationen aus Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadensschwere im geringfügigen und begrenzten Bereich, jedoch in keinem Fall im wesentlichen oder bedeutenden Bereich.

Risikoeindämmung

Die Maßnahmen zur Eindämmung bestehender Risiken sind in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) beschrieben.

Zudem wurden Vorkehrungen getroffen, die die Eintrittswahrscheinlichkeit verringern und Schäden vollständig abwehren bzw. verringern sollen.

Dies betrifft u. a. aktuelle Software auf dem Stand der Technik, das Vermeiden von Sicherheitslücken im Quellcode und in der Datenbank und die Abwehr von Angriffen, aber auch nicht-technische Maßnahmen wie das Befolgen des Grundsatzes der Datenminimierung.

Schäden wie Lebensgefahr oder finanzieller Schaden sind nach Art der verarbeiteten Daten grundsätzlich nicht zu erwarten.